1. Kto odpowiada za dane?
Administratorem danych jest przedsiębiorca wskazany nad dokumentem, prowadzący serwis SzybkaSOS.pl. W sprawach prywatności można kontaktować się pod adresem kontakt@szybkasos.pl lub pisemnie na adres przedsiębiorcy. Jeżeli zostanie wyznaczony inspektor ochrony danych (IOD), jego dane kontaktowe należy tu dodatkowo opublikować.
2. Jakie dane przetwarzamy?
W zależności od usługi mogą to być: imię i nazwisko, adres e-mail, telefon, adres do odbioru i zwrotu przesyłki, dane fakturowe, informacje o urządzeniu i jego numerach identyfikacyjnych, opis usterki, zdjęcia urządzenia, numer RMA, historia serwisowa, wyceny, decyzje klienta, dane konta oraz podstawowe informacje techniczne dotyczące korzystania ze strony i bezpieczeństwa systemu.
Nie należy przekazywać w zwykłym formularzu haseł, kodów PIN, danych bankowych ani zbędnych informacji wrażliwych. W razie konieczności testów wymagających odblokowania sprzętu sposób postępowania należy ustalić indywidualnie.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania
- Obsługa zapytań i zawarcie umowy - art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w uzasadnionych przypadkach art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
- Obsługa naprawy, komunikacja RMA, wycena i transport - art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
- Dokumentacja rachunkowa i realizacja obowiązków prawnych - art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
- Obrona i dochodzenie roszczeń oraz bezpieczeństwo serwisu - art. 6 ust. 1 lit. f RODO, z uwzględnieniem niezbędności i praw osób.
- Opcjonalne narzędzia analityczne i reklamowe - stosownie do konfiguracji, właściwa zgoda na dostęp do urządzenia końcowego oraz podstawa przetwarzania danych osobowych zgodna z RODO, gdy dane mają charakter osobowy.
Marketing e-mailowy lub telefoniczny wymaga spełnienia właściwych warunków wynikających z przepisów o komunikacji elektronicznej. Powiadomienie o postępie naprawy nie jest samo w sobie zgodą marketingową.
4. Komu możemy powierzyć dane?
Dane mogą być przetwarzane przez podmioty wspierające działanie strony i usług: dostawcę hostingu, obsługę poczty, firmy kurierskie obsługujące wybraną dostawę lub zwrot, dostawców płatności, księgowość, dostawców systemów analitycznych lub reklamowych - wyłącznie wtedy, gdy dane usługi są rzeczywiście aktywne. Dane mogą również otrzymać uprawnione organy w przypadkach określonych prawem.
Gdy podmiot działa w imieniu administratora, powinien być związany odpowiednią umową powierzenia danych. Odbiorcom przekazuje się tylko dane konieczne do konkretnego celu.
5. Transfery poza Europejski Obszar Gospodarczy
Niektóre systemy technologiczne mogą wiązać się z transferami danych poza EOG. Przed ich uruchomieniem należy zweryfikować, czy mają zastosowanie decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne lub inne dopuszczalne mechanizmy. Informacje o konkretnych dostawcach, państwach oraz zabezpieczeniach powinny odzwierciedlać faktycznie włączone integracje.
6. Jak długo przechowujemy dane?
Dane dotyczące zapytań przechowywane są przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi oraz ewentualnego dochodzenia lub obrony roszczeń. Dane niezbędne do realizacji naprawy i reklamacji przez czas obsługi sprawy, a następnie przez okres uzasadniony odpowiedzialnością wynikającą z przepisów. Dokumenty podatkowe i rachunkowe przez okresy wynikające z prawa. Dane związane ze zgodą - do jej wycofania lub upływu okresu niezbędnego do udokumentowania jej udzielenia, zależnie od celu.
Administrator powinien w procedurach wewnętrznych ustalić konkretne okresy lub kryteria usuwania danych, a ich aktualny opis udostępniać klientom. Dane nie są przechowywane bezterminowo tylko ze względu na możliwość przyszłego kontaktu.
7. Prawa osoby, której dane dotyczą
W granicach wynikających z RODO przysługuje Ci prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych i sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Jeżeli podstawą jest zgoda, możesz ją w każdej chwili wycofać bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszych czynności. Możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: uodo.gov.pl.
8. Wymóg podania danych i automatyczne decyzje
Podanie danych niezbędnych do kontaktu, zgłoszenia i realizacji usługi jest dobrowolne, ale bez nich nie zawsze można zawrzeć lub wykonać umowę. Podanie danych do opcjonalnej analityki i marketingu nie jest warunkiem przyjęcia naprawy. Serwis nie powinien podejmować decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie automatycznie bez zapewnienia praw przewidzianych w art. 22 RODO; ewentualne procesy tego rodzaju wymagają oddzielnej informacji.
9. Cookies, RMA i bezpieczeństwo
Informacje o plikach cookies i sposobie cofnięcia zgód znajdują się w polityce cookies. Dostęp do danych RMA i Panelu Klienta powinien być ograniczony do osób uprawnionych. Podczas naprawy należy dążyć do przetwarzania danych zapisanych na urządzeniu wyłącznie w zakresie koniecznym do przeprowadzenia naprawy oraz testów.
10. Aktualizacja dokumentu
Polityka może być aktualizowana w związku ze zmianą usług, dostawców technologicznych lub prawa. Aktualna wersja powinna zawierać datę publikacji i odpowiadać rzeczywistej konfiguracji witryny. Ważne zmiany wpływające na osoby, których dane dotyczą, wymagają odpowiedniego powiadomienia zgodnie z prawem.